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Finanzamttaugliche Kontoauszüge

Kontoauszüge gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (7 Jahre) und müssen den Ordnungsmäßigkeitsvorstellungen des BMF (Bundesministeriums für Finanzen) entsprechen.

Dies gilt insbesondere für betriebliche Konten, auf denen steuerpflichtige Einnahmen und Ausgaben zu- oder abfließen, aber auch für sogenannte gemischte Konten, über die sowohl betriebliche Einnahmen als auch private Gelder fließen. Dazu ist in der Prüfungspraxis die Vorlage der gesammelten Kontoauszüge erforderlich. Wurden diese nicht lückenlos aufbewahrt, ist es lt. Finanz „Sache des Steuerpflichtigen, die fehlenden Auszüge (auch von gemischten Konten) reproduzieren zu lassen“ - was oft erhebliche Bankspesen und großen Zeitaufwand verursacht.

Unsere Empfehlung war und ist daher nach wie vor, für Privat und Beruf/Ordination getrennte Konten zu führen und vor allem keine Einnahmen auf nichtbetriebliche Konten fließen zu lassen. Sobald bei einer Finanzamt-Prüfung festgestellt wird, dass eine steuerpflichtige Einnahme auf ein nichtbetriebliches Konto (oder Sparbuch) geflossen ist, wird meist die Offenlegung aller Bewegungen auf diesem Konto in den Prüfungsjahren verlangt!

Seit ELBA und Internet-Banking immer mehr Verbreitung gefunden haben, werden den Buchhaltungs¬unterlagen manchmal nicht mehr die herkömmlichen Papier-Kontoauszüge der Banken beigelegt, sondern ELBA- oder Internet-Ausdrucke mit Bezeichnungen wie „Umsatzliste“, „Umsatz¬übersicht“ usw.

Solche „Umsatz-Ausdrucke“ entsprechen lt. BMF jedoch nicht den Ordnungsmäßigkeits-Erfordernissen, weil Umsatzaufstellungen nicht unveränderbar sind.

In der Praxis wurden in der Vergangenheit bei Betriebsprüfungen in unserer Kanzlei „Umsatz-Ausdrucke“ nicht beanstandet, wenn das Konto lückenlos verbucht worden ist, dh sämtliche Bewegungen (betriebliche und private) buchhalterisch erfasst worden sind (was in unserer Kanzlei so gehandhabt wird, wenn uns die vollständigen Bewegungen/Unterlagen zur Verfügung gestellt werden).

In letzter Zeit wird in Kollegenkreisen jedoch vermehrt von Beanstandungen bei Betriebs¬prüfungen berichtet. Dies nehmen wir zum Anlass, um Sie einerseits über diese aktuelle Entwicklung zu informieren, und andererseits Sie um Prüfung Ihrer Möglichkeiten zu ersuchen, uns in Hinkunft nur mehr „finanzamttaugliche“ Kontoauszüge (dh entweder herkömmliche Papier-Kontoauszüge (im Original) oder über ELBA bzw Internet selbst ausgedruckte, unveränderliche E-Kontoauszugs-Drucke (meist im pdf-Format) zur Verfügung zu stellen.

Wenn Sie mit Ihrer Bank eine allfällig notwendige Neuregelung darüber treffen, wie Ihnen in Zukunft die Kontoauszüge zur Verfügung gestellt werden sollen, berücksichtigen Sie bitte, dass für die Buchhaltung immer ein ganzer Monat entscheidend ist (also ein Ausdruck vom Monatsersten bis zum Monatsletzten; untermonatliche Ausdrucke sind für uns nicht dienlich).

Je nach Bank stehen für Kontoauszüge meist zur Auswahl:

 1. Ausdrucke durch die Bank (Abholung oder Zusendung)

  •  Kontoauszug bei jeder Kontobewegung
     (für buchhalterische Zwecke gut geeignet)
  •  Kontoauszug nur bei Gutschriften
     (für buchhalterische Zwecke schlecht geeignet)
  •  Kontoauszug monatlich
     (buchhalterisch brauchbar, wenn das Buchungsdatum der 
     einzelnen Bewegungen aufscheint)

 2. E-Kontoauszugs-Ausdrucke
    (Selbstausdruck über ELBA oder Internet, meist im pdf-
    Format; für buchhalterische Zwecke gut geeignet)

 3. Selbstausdrucke am Selbstbedienungsdrucker der Bank;
     für buchhalterische Zwecke nur geeignet, wenn die Ausdrucke vom
    Monatsersten bis zum Monatsletzten reichen
    (bzw. die erste und letzte Bewegung des betreffenden Monats
    umfassen) und das Buchungsdatum der einzelnen Bewegungen ausweisen.

Welcher Version Sie den Vorzug geben, wird wahrscheinlich auch von der Kostenverrechnung der jeweiligen Bank abhängen, sollte es aber nicht primär. Nachdem die Kontoauszugs-Kosten in der Regel steuerlich abzugsfähig sind, sollte auch auf die Eignung für eine ökonomische Verbuchung geachtet werden. Weiters empfehle ich, eine Version zu wählen, die auch für Sie geeignet ist und Ihnen eine gute Information über die laufenden Geldbewegungen gibt.

 


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Dieser Beitrag wurde verfasst von

Ärztetreuhand Braunschmid
Linz - Graz