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E-Rechnungen ab 1. 1. 2013

Mit dem Abgabenänderungsgesetz 2012 wurde die Gleichstellung der E-Rechnung mit der klas-sischen Papier-Rechnung erreicht.

Für den Rechnungsaussteller überwiegen die Erleichte-rungen, für den Rechnungsempfänger können sich jedoch zusätzliche Prüf- und Dokumentationspflichten ergeben, da dieser die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der elektronisch übermittelten Rechnung zu prüfen und zu dokumentieren hat.

E-Rechnungen können ab 1. 1. 2013 übertragen werden als:

a) E-Mail oder E-Mail-Anhang
b) Web-Download
c) Fax
d) SMS oder MMS,

wobei die E-Rechnungen bei/nach Übermittlung nicht verändert werden dürfen (z.B. pdf-Format).

Prüfung durch den Rechnungsempfänger

Zum Vorsteuerabzug berechtigen E-Rechnungen nur dann, wenn alle verpflichtenden Rechnungs-inhalte, die jenen einer Papier-Rechnung entsprechen, enthalten sind.

Darüber hinaus hat der Rechnungsempfänger die E-Rechnung inhaltlich zu überprüfen und die Überprüfung zu dokumentieren!

Dabei muss ein Prüfpfad belegbar dokumentiert werden, der eine Verbindung zwischen der empfangenen Lieferung/Leistung und der vorliegenden E-Rechnung herstellt. Folgende Kriterien müssen belegbar geprüft werden:

a) Echtheit der Herkunft
- Ist der Rechnungsaussteller mit dem Leistungserbringer ident?
- Wurde die verrechnete Lieferung/Leistung tatsächlich erbracht?
b) Unversehrtheit des Inhalts
- Enthält die E-Rechnung sämtliche Merkmale einer Papier-Rechnung?
- Ist die Rechnung vollständig?
c) Lesbarkeit der Rechnung
- Die Lesbarkeit muss für 7 Jahre gewährleistet sein (bei Immobilien bis zu 22 Jahre).

Prüfung  (von Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit)

Bei Arztpraxen mit einer überschaubaren Anzahl an Eingangsrechnungen wird ein manueller Abgleich ausreichen (z.B. anhand von Begleitunterlagen wie Auftragsbestätigungen, Empfangsbestätigungen, Lieferscheinen etc.). Wesentlich ist die Dokumentation der Prüftätigkeit, etwa durch Anbringen eines Prüfvermerks auf der Rechnung.

Archivierung
Das Format, in das der Inhalt der Rechnung eingebettet ist, darf durch den Empfänger in andere Formate konvertiert werden, wenn sichergestellt ist, dass dabei der Inhalt der Rechnung nicht verändert wird.

Achtung!
Die Lesbarkeit der archivierten E-Rechnung muss auch noch nach 7 Jahren (bzw. 12 oder sogar 22 Jahren) gegeben sein!

Empfehlung für Arztpraxen: 
Drucken Sie E-Rechnungen aus, versehen Sie sie mit Ihrem Prüfvermerk und bewahren Sie die Ausdrucke auf, denn Papier ist nach wie vor jenes Medium, das am längsten problemlos lesbar ist! Eine zusätzliche elektronische Aufbewahrung ist dann nicht erforderlich.

Zustimmungsrecht

Der Rechnungsadressat hat ein Zustimmungsrecht zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen. Manchmal enthalten aber bereits die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Leistungs¬erbrin-gers die Berechtigung zur elektronischen Rechnungsübermittlung.

Besteht keine Vereinbarung (z.B. durch AGB), kann eine Zustimmung des Rechnungsempfängers aber auch bereits durch das stillschweigende Akzeptieren von E-Rechnungen gegeben sein. Wer E-Rech-nun¬gen nicht haben möchte, muss daher widersprechen!

Mehrfachübermittlung
Werden Rechnungen in mehreren Formaten oder auf mehreren Medien (z.B. E-Rechnung und Papier-Rechnung) übermittelt, so ist vom Rechnungsaussteller ein Hinweis auf diese Mehrfachübermittlung ein und derselben Rechnung in die Rechnung aufzunehmen (z.B. „Kopie“), um beim Rechnungsaussteller eine (zusätzliche) Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung zu verhindern.

 


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Dieser Beitrag wurde verfasst von

Ärztetreuhand Braunschmid
Linz - Graz