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Führen von Personal-Aufzeichnungen – Welche Unterlagen sind wichtig?

1. Arbeitszeitaufzeichnungen:

• Der Dienstgeber muss in der Ordination/Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen. Die tatsächlich absolvierte Arbeitszeit (somit auch die Ruhepausen) sowie deren zeitliche Lagerung sind exakt festzuhalten.

Etwaige, im Vorhinein erstellte Dienstpläne sind lt. Verwaltungsgerichtshof nicht geeignet, die tatsächlich geleisteten (und daher erst im Nachhinein feststellbaren) Arbeitszeiten und Ruhepausen zu dokumentieren.

• Die Aufzeichnungspflicht umfasst alle Dienstnehmer, auch Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte. Überstundenpauschalen entbinden nicht von der Aufzeichnungspflicht.

Lediglich leitende Angestellte (zB Geschäftsführer), denen maßgebliche Führungsaufgaben selbstverantwortlich übertragen wurden, unterliegen nicht dem Arbeitszeitgesetz.

• Wurde vereinbart, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen von den Dienstnehmern zu führen sind, so hat der Dienstgeber die Dienstnehmer zur ordnungsgemäßen Führung dieser Aufzeichnungen anzuleiten. Rechtlich verantwortlich bleibt stets der Dienstgeber.

• Kontrollen durch das Arbeitsinspektorat erfolgen in den Ordinationsräumlichkeiten, in der Regel ohne vorherige Ankündigung. Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind vorzulegen. 
 
Welche Konsequenzen kann die Nichteinhaltung der Aufzeichnungspflichten haben?

• Verwaltungsstrafen:
Können Arbeitszeitaufzeichnungen nicht vorgelegt werden (oder sind sie nicht ordnungsgemäß geführt) drohen Geldstrafen nach dem AZG.
• Nachzahlungen:
Wurden auf Grund unvollständiger Zeitaufzeichnungen zu niedrige Sozialversicherungsbeiträge abgeführt, so sind diese zuzüglich Verzugszinsen nachzuzahlen.
• Schätzungen:
Der Sozialversicherungsträger kann bei fehlenden oder mangelhaften Aufzeichnungen eine Schätzung der Arbeitszeiten vornehmen.


2. Lohnkonten:

Lohnkonten sind für jeden Mitarbeiter (auch Aushilfen) laufend zu führen und sind Aufzeichnungen, denen die monatlichen Abrechnungsgrundlagen und die Stammdaten der Dienstnehmer zu entnehmen sind. In der Praxis werden die Lohnkonten beim Steuerberater geführt, sodass die damit verbundenen Pflichten den Arzt nicht unmittelbar berühren. Pflichtinhalte der Lohnkonten sind:

• Name und Versicherungsnummer des Dienstnehmers
• Bruttoarbeitslohn, Sachbezüge, Zahlungstag, Lohnzahlungszeitraum, einbehaltene Lohnsteuer
• Beitragsgrundlage für Pflichtbeiträge zu gesetzlichen Interessensvertretungen, zur gesetzlichen Sozialversicherung, Wohnbauförderung und Betrieblichen Vorsorgekasse,
• Dienstgeberbeitrag (FLAF) samt Bemessungsgrundlage
• Pendlerpauschale und Pendlereuro
• einbehaltene Beiträge zu freiwilligen Interessensvertretungen
• nicht steuerbare Tages-, Nächtigungs- und Kilometergelder

 
3. Weitere relevante Aufzeichnungen

• Dienstverträge, Dienstzettel, Betriebsvereinbarungen
• Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen
• Prüfberichte der letzten Abgaben- bzw. Betriebsprüfung
• Geschäftsbücher (z. B. Jahresabschlüsse, Buchhaltung, Belege, Kassabücher)

 


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Dieser Beitrag wurde verfasst von

Ärztetreuhand Braunschmid
Linz - Graz