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Kassenprüfung - stay cool

Wie bereits in aller Munde, gilt seit April 2017 die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Die Einhaltung derselbigen wird von der Finanz nun überprüft. Lesen Sie hier, was dabei auf Sie zukommt und wie Sie sich wappnen:

Konkret geht es dabei um die Kontrolle, ob

  • die Registrierkassenpflicht inklusive Manipulationsschutz erfüllt wird,
  • bei fehlendem Manipulationsschutz beim Kassenhersteller bis spätestens 15. März 2017 ein entsprechender Auftrag erteilt wurde,
  • die Registrierung bei der Finanz erfolgt ist,
  • die Verkettung auf Basis des Nullbeleges funktioniert,
  •  die Kasse gesetzeskonform in Betrieb genommen wurde, und 
  • die Belegerteilungspflicht befolgt wird.

Um bei einer solchen Prüfung zu bestehen, sollten Sie sicherstellen, dass in Ihrer Ordination alle notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen zur Erfüllung der RKSV wie folgt erfüllt werden.

Technische Maßnahmen:
Hier gilt es zu zeigen, dass Sie eine entsprechende Kasse haben, bedienen und sämtliche geforderten Ausdrucke bereitstellen können. Dazu legen Sie am besten das Bedienungshandbuch sowie die E131 Bestätigung des Herstellers vor. Mit Letzterer gewährleistet der Hersteller die geforderte Ordnungsmäßigkeit.

Organisatorische Maßnahmen:
Halten Sie schriftlich fest, wer die Kasse nach welchen Vorgaben bedient. Weiters ist eine Dokumentation zur Einschulung der Mitarbeiter hilfreich. Wichtig ist hier auch eine Regelung, wer in welchen Abständen kontrolliert, ob die Kasse ordnungsgemäß funktioniert. Ist Letzteres nicht der Fall, und dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, so hat nämlich eine Meldung via Finanzonline zu erfolgen.

Dokumentation gibt Sicherheit:
Obige Dokumentation zücken Sie dann im Fall des Falles und beantworten damit die zu erwartenden Fragen. Letztere entnimmt der Prüfer einer standardisierten Checkliste (KN 1c). Danach wird neben den bereits oben herausgearbeiteten Punkten vor allem Folgendes verlangt: Export des Datenerfassungsprotokolls auf einen selbst bereitzustellenden externen Datenträger, Nachweis über die vierteljährliche Sicherung des Datenerfassungsprotokolls, Vorlage Erlösermittlung des Vortages und Durchschrift der erteilten Barbelege (siehe Checkliste in der untenstehenden Aufzählung).

Finale - ein guter Schluss:
Zum Abschluss händigt Ihnen der Prüfer dann eine Basisinformation zu all Ihren Verpflichtungen hinsichtlich Registrierkasse und Belegerteilung sowie die Niederschrift über die Kassennachschau aus. Letztere unterschreiben Sie bitte erst nach Rücksprache mit uns. Weiters ist es gut, den Prüfer gleich zu Beginn darauf hinzuweisen, dass Sie steuerlich vertreten werden und weitere Auskünfte durch uns erteilt werden können. Bei einer angekündigten Kassenprüfung können wir selbstverständlich auch gerne direkt vor Ort dabei sein.

Checkliste für eine Kassenprüfung
..halten Sie alles - wie folgt - parat:

• Dokumentation:
   Organisatorische Anweisungen/Abläufe zur Erfüllung der RKSV
• Bedienungsanleitung
• E 131 Bestätigung
• Nullbeleg (Startbeleg)
• Tagfertige Erlösermittlung
• Datenerfassungsprotokoll auf externem Datenträger
• Bei verspäteter Registrierung:
Auftragsbestätigung inkl. Rückmeldung des Anbieters, warum eine zeitgerechte Umstellung nicht möglich war.


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Dieser Beitrag wurde verfasst von

Team Jünger Steuerberater OG
Innsbruck